Bạn có thường hay trì hoãn mọi việc? Có phải bạn ước rằng bạn có thể hoàn thành nhiều việc hơn trong một tuần hay chỉ là làm mọi việc tốt hơn? Sau đây là một vài gợi ý và phương pháp hữu ích cho quy trình nghiên cứu của bạn!
Sử dụng phần mềm quản lý công việc
Có rất nhiều hệ thống mà bạn có thể sử dụng để quản lý danh sách việc phải làm của mình. Cách đơn giản nhất trong số đó là một quyển sổ theo cách truyền thống mà hiệu quả. Một nhà nghiên cứu đã gợi ý một cuốn sổ ghi chép sáng tạo (Bullet Journal) với hình thức đơn giản là một quyển sổ nhưng có thêm một vài tính năng ghi chép một cách khoa học.
Nếu thích lưu giữ danh sách việc cần làm thông qua nền tảng công nghệ, bạn có thể thử Todoist, một phần mềm quản lý công việc giúp cho việc sắp xếp trở nên dễ dàng hơn. Todoist cho phép bạn tạo lập danh sách việc cần làm dựa theo những dự án và đồng thời có gắn thẻ đánh dấu tới những nhiệm vụ ấy. Chúng tôi cũng gợi ý một công cụ quản lý nâng cao dành cho Mac có tên là OmniFocus cũng mang lại nhiều tính năng tuyệt vời giống như Todoist.
Định hướng mục tiêu rõ ràng
Trong một ngày, bạn nên dành tập trung về thời gian và năng lượng cho một số việc cụ thể hơn là lập ra một danh sách dài. Hãy chắc chắn rằng bạn dành thời gian cho những việc quan trọng như đọc và viết, bởi nếu bạn không lập kế hoạch thì những công việc này sẽ không bao giờ hoàn thành.
Loại bỏ những điều gây xao lãng
Bạn có biết rằng chúng ta phải mất hơn hai mươi phút để quay lại nhịp độ công việc sau khi bị gián đoạn?
Đó là lý do vì sao những nhà nghiên cứu khi được hỏi đều nói rằng bạn nên tắt điện thoại và email trừ những trường hợp cần thiết, kể cả tắt thông báo tin nhắn mới. Nếu quyết tâm tập trung hơn nữa, bạn có thể cân nhắc việc ngắt kết nối với mạng internet.
Viết email hiệu quả
Một nghiên cứu phát hiện rằng trung bình mỗi nhân viên dành ra khoảng 13 tiếng một tuần để kiểm tra email.
Nhà khoa học máy tính Matt Might có một danh sách những mẹo cho việc quản lý email như:
- Đừng gửi email nếu bạn có thể tìm ra câu trả lời một cách dễ dàng.
- Viết tiêu đề của email hiệu quả, đầy đủ thông tin hơn
- Cố gắng chỉ viết email trong tối đa 5 câu để tăng độ đọc hiểu nhanh.
- Sử dụng những gạch đầu dòng để viết và trả lời email
- Đưa điều quan trọng nhất xuất hiện đầu tiên trong email
- Hạn chế sử dụng mục “chuyển tiếp” (“CC”) và “trả lời tất cả” (“Reply all”) khi không cần thiết
Eat that frog – Việc khó làm trước
Natalia Madjarevic, người quản lý tại Altmetric, khuyến khích việc “eat the frog”, tức là nếu mỗi ngày bạn có nhiều việc cần làm thì sẽ nên chọn giải quyết việc khó khăn nhất trước tiên, ngay khi bắt đầu làm việc để bạn có thể thoải mái hơn với thời gian còn lại trong ngày với những việc dễ dàng và thú vị hơn. Phần lớn cá nhân có năng lượng và sự sáng tạo tốt nhất vào buổi sáng.
Từ chối những cuộc họp không có mục đích
Thật dễ để thấy rằng lịch trình của bạn ngập tràn những cuộc hẹn có thể không giúp bạn giải quyết các công việc quan trọng nhất. Sau đây là một vài tiêu chí để bạn có thể quyết định một cuộc gặp có đáng để sắp xếp hay tham gia hay không:
- Cuộc họp ấy đã có mục tiêu rõ ràng chưa?
- Cuộc họp ấy có khung thời gian rõ ràng chưa?
- Cuộc họp ấy có được lên kế hoạch diễn ra trong một khoảng thời gian hợp lý?
- Những tài liệu liên quan của cuộc họp có được gửi cùng với thư mời để bạn cũng như các đồng nghiệp đều có thể chuẩn bị trước?
- Những cuộc thảo luận hay cập nhật có thể được quản lý theo cách không đồng bộ không? (ví dụ như thông qua email, Slack, Trello hoặc Asana?)
Tự động hóa bất cứ bước nào có thể
Ngày nay, có rất nhiều phần mềm nghiên cứu giúp bạn tiết kiệm thời gian bằng cách làm tự động một vài phần công việc của bạn. Bạn có thể tạo và sắp xếp một danh sách trích dẫn dễ dàng cùng với sự hỗ trợ của Mendeley hoăc EndNote, hay đặt chuông báo mỗi khi bài viết của bạn được tác giả khác trích dẫn. Những người dùng thành thạo thậm chí có thể viết bản thảo để tự động hóa phân tích và chỉnh sửa những bài báo khoa học.
Cho bản thân khoảng thời gian nghỉ ngơi
Có những khoảng thời gian nghỉ hợp lý giữa những công việc cần hoàn thành sẽ giúp tâm trí bạn được sáng rõ hơn và tạo lập lại khả năng tập trung cả ngày của bạn. Một nhà nghiên cứu gợi ý việc đi dạo—các nghiên cứu cũng chỉ ra rằng việc di chuyển có thể giúp thúc đẩy năng suất làm việc và sự sáng tạo theo thời gian.
Khích lệ bản thân bằng những phần thưởng (vì đã hoàn thành công việc)
Một cách tuyệt vời để khuyến khích bản thân bạn hoàn thành nhiều việc hơn là đặt ra những phần thưởng cho bản thân trong ngày. Phần thưởng ấy có thể là một cốc bia nếu bạn viết được thêm 2 trang của bài luận; hay một cốc trà nóng khi dành thêm thời gian để đọc những bài báo mới nhất trong lĩnh vực của bạn; hoặc bất cứ một phần thưởng nào mà bạn biết rằng sẽ tạo động lực cho bản thân để hoàn thiện mọi việc nhanh chóng.
Những chuyên gia gợi ý rằng ngay cả những điều khích lệ nhỏ như vậy cũng có thể dẫn đến động lực tuyệt vời.
Hướng tới sự hoàn hảo?
Hãy nhìn nhận sự hoàn hảo như một quá trình chứ không phải một trạng thái có thể đạt được. Chủ nghĩa hoàn hảo đang làm tổn hại tới năng suất làm việc. Nhiều học giả thậm chí không thể bắt đầu những dự án chính bởi vì quan niệm về chủ nghĩa hoàn hảo. Một vài những học giả lại ngụy biện cho sự thiếu năng suất trong công việc bằng cách đề cao bản thân họ là những người theo đuổi chủ nghĩa hoàn hảo. Đó có lẽ không phải một điều nên tự hào. Việc mong muốn sự hoàn hảo không xấu nhưng sẽ thật thiếu thực tế nếu như cứ hi vọng, mong chờ sẽ đạt được điều đó.
Tiêu chuẩn những học giả cần đạt được là “đủ tốt” và sau đó là “tốt hơn mức đủ tốt” nếu như thời gian cho phép. Cần quên đi rằng từ “hoàn hảo” có tồn tại. Nếu không mỗi cá nhân có thể sẽ đắm chìm một khoảng thời gian dài vô hạn vào một dự án thật lâu, ngay cả khi nhiệm vụ nghiên cứu khoa học đã được hoàn thành. Một bài báo “đủ tốt” được xuất bản xứng đáng hơn vô số những bài báo hoàn hảo không bao giờ tồn tại.
Cấu trúc xuất bản của ngành khoa học máy tính thậm chí còn tôn vinh quá trình luyện tập lặp đi lặp lại nhiều lần, và chắc chắn những ngành khác cũng tương tự. Để đạt được một quy trình làm việc có sự lặp lại cải tiến, hãy khiến cho điều đó dễ dàng với những phương pháp sau:
- Một khi bạn nghĩ ra một việc gì đó, hãy bắt đầu thực hiện ngay bằng cách tạo một file word trống, tạo một file thuyết trình trống và bắt đầu viết bản nháp cho email (ví dụ như việc Kính gửi: đi kèm với khoảng trống). Sau đó ở thời điểm bất kì trong tương lai, khi bạn thực sự quyết tâm thực hiện công việc này, gần như bạn không phải làm thêm gì khác nữa.
- Thực hiện một dự án ngay khi bạn có động lực . Đừng để ý tới những yêu cầu về deadline trừ phi đó là những dự án có giới hạn rõ ràng về ngày, và bạn chỉ còn đúng ngần ấy thời gian rảnh còn lại để thực hiện.
Lược dịch từ:
Matt Might. Productivity tips, tricks and hacks for academics (2015 edition). Matt.might.net
Jack Leaming. (Sep 04, 2017). Productivity for researchers: 9 brilliant tips. NatureJobs
