Dù là sinh viên, giảng viên, nhà nghiên cứu, hay thậm chí là các giáo sư trong ngành đều gặp ít nhiều khó khăn trong bước tổng quan tài liệu. Người làm nghiên cứu có thể sẽ phải xử lý hàng loạt các tác vụ thủ công, khiến họ dễ nản chí và bỏ cuộc ngay từ đầu. Vì vậy, Covidence đã ra đời như một công cụ hỗ trợ bước tổng quan nghiên cứu, và cả những nghiên cứu tổng quan hệ thống (systematic review). Phần mềm dạng web này hỗ trợ nhà nghiên cứu trực quan hoá một số lượng lớn các bài báo khoa học, từ đó tiết kiệm thời gian cần thiết để sắp xếp tài liệu thủ công. Quá trình tổng quan còn được lưu lại trên nền tảng trực tuyến của Covidence để các nhà nghiên cứu luôn có khả năng làm lại từ bất kỳ công đoạn nào.
Covidence được thành lập vào 2014 với tư cách là một doanh nghiệp cung cấp phần mềm dịch vụ phi lợi luận. Chỉ 1 năm sau đó, doanh nghiệp này đã được hợp tác với Cochrane Reviews – một tổ chức phi lợi nhuận cung cấp cơ sở dữ liệu các bài tổng quan hệ thống và siêu phân tích (meta-analysis) uy tín. Mục tiêu của doanh nghiệp này là cung cấp một nền tảng hỗ trợ tổng quan các bài báo khoa học và có thể truy cập thông qua bất kỳ thiết bị nào có kết nối mạng (https://www.covidence.org/).
Làm quen với Covidence
Giao diện của Covidence được thiết kế theo từng bước cụ thể của một quy trình làm tổng quan nghiên cứu (Hình 1). Phần mềm này cũng cho phép các nhà nghiên cứu mời bất kỳ ai tham gia vào dự án của họ mà không cần phải đăng ký sử dụng phần mềm.
Nhập dữ liệu
Covidence cho phép người sử dụng tải lên các tệp tài liệu với nhiều nguồn phổ biến như Scopus, WoS, PsycINFO… dưới định dạng EndNote XML, PubMed, hoặc .RIS (Hình 2). Sau khi dữ liệu đã được tải lên thành công, phần mềm này sẽ thông báo số lượng bài báo bị trùng lặp được tìm thấy. Chức năng này giúp nhà nghiên cứu thoải mái tìm dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau để tạo nên một tập hợp dữ liệu lớn mà không cần lo lắng về vấn đề bị trùng lặp.
Lọc tên bài báo và tóm tắt
Bước đầu tiên của tổng quan là lọc hàng loạt bài báo thông qua việc đọc tên và tóm tắt của bài báo ấy. Đối với những sinh viên và các nhà nghiên cứu trẻ tuổi, công đoạn này thường gây ám ảnh và căng thẳng tột độ. Họ có xu hướng tìm kiếm thủ công các bài báo, sau đó bật hàng loạt tab trình duyệt, và đọc liên tục. Thấu hiểu “nỗi đau” này, Covidence đã tự động hoá phần lớn các công đoạn sau khi tìm kiếm tài liệu, và nhiệm vụ của nhà nghiên cứu chỉ là chọn 1 trong 3 nút: Yes, No, hoặc Maybe (Hình 3). Nhà nghiên cứu cũng có thể lọc tài liệu trên bất kỳ thiết bị nào có kết nối mạng, bao gồm cả điện thoại, máy tính bảng, và cả máy đọc sách.
Covidence còn thêm một số chức năng giúp các nhà nghiên cứu lọc tài liệu thậm chí nhanh hơn như đưa ra các tiêu chí lọc, highlight, ghi chú… Chức năng đưa ra tiêu chí lọc có thể giúp phần mềm hiểu hơn về phạm vi nghiên cứu. Ví dụ, một nhà nghiên cứu có thể đang thực hiện nghiên cứu tổng quan về giáo dục giới tính cho người trên 18 tuổi không học đại học. Vậy tiêu chí lọc có thể được thêm vào là “người trên 18 tuổi” và loại ra tiêu chí “học đại học”.
Một chức năng cực kỳ hữu ích cho các nhóm nghiên cứu là phân tích các kết quả lọc mâu thuẫn. Điều này có thể hỗ trợ các nhà nghiên cứu dễ dàng thảo luận về những nghiên cứu dễ gây tranh cãi, hoặc đang bị phân vân. Đối với những bộ dữ liệu lớn, các nhà nghiên cứu có thể chia nhỏ ra và tạo thành nhiều dự án, sau đó kiểm tra độ trùng lặp với cộng sự. Nếu số lượng tài liệu mâu thuẫn là quá lớn, các nhà nghiên cứu có thể ngay lập tức thảo luận lại về vấn đề nghiên cứu để cùng xác định lại phạm vi chủ đề.
Lọc toàn văn bài báo
Toàn bộ tài liệu được đánh dấu Yes sẽ tự động được đưa vào phần lọc toàn văn. Tại bước này, nhà nghiên cứu sẽ chọn Include (tiếp nhận) hoặc Exclude (loại bỏ) bài báo. Nếu lựa chọn loại bỏ một bài báo, nhà nghiên cứu sẽ được yêu cầu chọn lý do loại bỏ để đưa vào sơ đồ PRISMA (Hình 4).
Nhà nghiên cứu cũng có thể chỉnh sửa tiêu chí loại bài báo ở phần Reviews Settings. Chức năng này hỗ trợ nhà nghiên cứu thêm các tiêu chí liên quan đến chuyên môn.
Trích xuất dữ liệu
Sau khi đã hoàn thành việc lọc ở bước cuối cùng thông qua việc đọc toàn bộ bài báo, nhà nghiên cứu có thể xuất dữ liệu thành tệp để có thể phân tích. Covidence cũng cho phép nhà nghiên cứu xuất file dữ liệu ở các bước trước đó để phục vụ cho đa dạng nhu cầu của nhà nghiên cứu. Covidence cũng hỗ trợ xuất tệp dữ liệu dưới các định dạng phổ biến như .csv, zotero, EndNote, Mendeley…
Chi phí
Covidence là một tổ chức phi lợi nhuận cho phép những nhà nghiên cứu ở các quốc gia có thu nhập thấp và trung bình có thể truy cập. Sau khi liên hệ với đội ngũ hỗ trợ, tài khoản Covidence sẽ được yêu cầu tạo trước một dự án, sau đó dự án này sẽ được cấp quyền sử dụng toàn bộ các chức năng trả phí như không giới hạn số lượng bài báo cần lọc, không giới hạn số lượng người cùng tham gia, không giới hạn dung lượng file pdf tải lên…
Tựu chung lại, Covidence là một công cụ hỗ trợ tổng quan tài liệu cực kỳ hữu ích cho các nghiên cứu viên. Không chỉ cung cấp nhiều chức năng tiện lợi, nó còn hỗ trợ tài chính cho những nhà nghiên cứu tại quốc gia có thu nhập ở dưới mức trung bình.
