1. Email là kênh giao tiếp chính thống nhất, được mọi người ngầm định đồng ý với nhau. Muốn trao đổi học thuật với ai, hãy cứ dùng email. Nếu thấy đồng nghiệp mà mình định liên hệ active trên nền tảng giao tiếp khác như Facebook, Twitter (X), Zalo, Whatapp, Researchgate, LinkeIn… thì bạn cũng có thể sử dụng, nhưng ngay sau vài câu trao đổi, hãy hỏi rõ đồng nghiệp đó xem họ thích sử dụng kênh trao đổi nào nhất và sau đó cứ thế mà dùng (khỏi phải hỏi lại và khỏi dùng kênh khác). Lưu ý, đặc biệt không nên gọi điện trực tiếp trừ phi đã quen thân, hoặc đã có sự thống nhất.
2. Sau khi trao đổi qua 1 kênh mạng xã hội (Facebook, Zalo …) và đã được đồng nghiệp đề nghị hãy trao đổi qua email thì sau đó, hãy xin email của họ và là người viết email cho họ trước. Đừng bao giờ để lại email của mình và nhờ/yêu cầu họ viết email cho mình. Việc của mình mà, mình phải chủ động.
3. Khi email trao đổi với đồng nghiệp và biết chắc là họ sẽ phải forward email đó cho đồng nghiệp khác (ví dụ mình nhờ họ kết nối với 1 đồng nghiệp thứ 3), hãy viết nội dung email đầy đủ, xúc tích để người thứ 3 đọc cái hiểu ngay. Đừng bắt người ta khi forward lại phải gõ email từ đầu để giải thích việc của mình cho người thứ 3 đó. Nói tóm lại làm sao để người ta chỉ cần forward đi và viết 1-2 dòng là xong là được.
4. Cũng cần lưu ý đến ngôn ngữ giao tiếp. Ví dụ ở #3 ở trên, nếu người thứ 3 là người nước ngoài thì hãy viết thư cho đồng nghiệp (người Việt của mình) bằng tiếng Anh. Đừng viết tiếng Việt vì viết tiếng Việt người ta không forward đi được ngay.
5. Gửi tài liệu cho đồng nghiệp qua email thì đừng bao giờ gửi kèm thư, mà hãy up lên folder drive hoặc dropbox rồi gửi link để người ta có thể xem online, không phải down về máy (nặng lắm).
6. Trước khi trao đổi sâu với đồng nghiệp về chuyên môn của người ta thì cần tìm hiểu trước tối đa về người ta. Ví dụ, muốn hỏi 1 giáo sư về 1 lý thuyết hoặc 1 phương pháp mà giáo sư giỏi. Hãy đọc trước bài báo, sách mà giáo sư đó đã viết về lý thuyết/phương pháp đó trước khi trao đổi. Đừng bắt người ta giải thích lại những thứ mà người ta đã viết. Nên nhớ, đọc-viết mới là cách thức giao tiếp quan trọng nhất của thế giới học thuật, không phải là nghe – nói.
7. Nếu có thể, hãy gặp trực tiếp ở lần gặp đầu tiên. Bất khả kháng (ví dụ người ta ở tân Mỹ, Úc) thì đành chịu. Nhưng muốn trao đổi với người ta, hỏi người ta, biết người ta ở Hà Nội và mình cũng đang ở Hà Nội thì tốt nhất là nên tìm cách đến gặp. Ví dụ xem lịch biết họ có bài talk ở ĐHQGHN thì đến đó mà nghe, rồi phục kích lúc giải lao, sau giờ chạy lên trao đổi.
8. Khi gặp người ta với mục tiêu hỏi thì nhớ nhé, nói ít và nghe nhiều. Đừng biến cơ hội đó để nói nhiều mà… quên nghe. Kể cả khi người ta nói nhiều cái mình cũng biết rồi, hoặc lạc ý ban đầu mình muốn hỏi thì… kiên nhẫn mà nghe đã, rồi hãy nói.
9. Khi trao đổi chuyên môn, nhất là khi gặp trực tiếp, thi thoảng… giả vờ hỏi ngu cũng được. Hãy để người ta có cơ hội tưởng là đang… giúp bạn bớt ngu. Người ta sẽ nhiệt tình hơn với bạn trong các việc khác đấy.
10. Sau khi đã trao đổi rồi, muốn giữ mối quan hệ thì thấy người ta viết cái gì mà mình thấy hay thì like hay, love ngay, share ngay!
11. Nhờ người ta kết nối với người thứ 3 được rồi thì lần sau không cần cc người kết nối vào nữa. Nhưng sau khi xong xuôi hết việc thì báo lại người kết nối 1 câu và cảm ơn họ.
