Cơ quan Nghiên cứu và Đổi mới Vương quốc Anh (thường được gọi là UKRI) là đơn vị phân bổ nguồn tài trợ nghiên cứu và đổi mới của chính phủ Anh trên tất cả các lĩnh vực, với tổng số tiền lên tới 8 tỷ bảng Anh mỗi năm, cơ quan này thực sự là một thế lực đáng gờm ở Anh và trên toàn thế giới. Chính sách truy cập mở (OA) của UKRI được thiết kế theo định hướng của cOAlition S nhằm tăng tính đồng bộ, đồng thời giảm bớt gánh nặng tuân thủ khi các nhà hoa học phải đối mặt với con số choáng váng: 1.155 chính sách và quy định OA hiện hành trên toàn thế giới (theo ROARMAP). Chính sách này áp dụng cho các bài báo nghiên cứu được bình duyệt do UKRI tài trợ (bao gồm cả bài tổng quan và bài báo hội nghị), cũng như các sách chuyên khảo, chương sách và tuyển tập có biên tập. Để tuân thủ quy định về truy cập mở, các tác giả có hai lộ trình: Mở truy cập ngay lập tức đối với một phiên bản đầy đủ (Version of Record) (áp dụng ngay với tạp chí và trong vòng 12 tháng đối với sách); hoặc, nếu xuất bản trên tạp chí có phí, tác giả phải nộp ngay bản thảo được chấp nhận (hoặc một phiên bản được nhà xuất bản cho phép) vào một kho lưu trữ của trường/viện hoặc kho dữ liệu chuyên ngành ngay khi bài báo lên sóng.
Nhiều yêu cầu kỹ thuật trong chính sách chỉ có thể được đáp ứng hoặc được chứng minh thông qua các trường siêu dữ liệu như thông tin bản quyền, mã định danh thường trực (PIDs) cho các bài viết và tác giả, liên kết dẫn đến các khoản tài trợ hay mối quan hệ giữa các phiên bản khác nhau của bài báo. Tuy nhiên, vì nhiều lý do, thực trạng quản lý siêu dữ liệu hiện nay vẫn chưa đồng bộ với các yêu cầu kỹ thuật được đặt ra trong chính sách truy cập mở của UKRI, khiến cho những cá nhân và tổ chức rất khó tuân thủ đầy đủ (và càng khó để chứng minh mình đã thực hiện theo đúng quy định). Tình trạng này thấy rõ nhất ở các đơn vị hạn chế về nguồn lực, chẳng hạn như các nhà xuất bản nhỏ và các trường đại học ít tập trung vào nghiên cứu.
Để có thể bóc tách những vướng mắc và tìm được ra hướng giải quyết, UKRI đã mời MoreBrains phân tích văn bản chính sách (đặc biệt là các yêu cầu kỹ thuật). Nhiệm vụ của MoreBrains là xác định các trường siêu dữ liệu cần có cho cả hai lộ trình OA, đối chiếu với các tiêu chuẩn đang dùng trong cộng đồng xuất bản (cho lộ trình 1) và cộng đồng lưu trữ (cho lộ trình 2) để xem mỗi bên đang có hay thiếu những gì. Đối với các dữ liệu hiện có, tổ chức này đánh giá chất lượng thông tin và đo lường mức độ thiếu hụt từ phía các nhà xuất bản và kho lưu trữ. Minh chứng cụ thể được lấy từ tần suất xuất hiện của các siêu dữ liệu liên quan trong các nghiên cứu thuộc Vương quốc Anh trên hệ thống Crossref (đối với tạp chí) và CORE (đối với các kho lưu trữ)..
Trong số 16 yêu cầu về siêu dữ liệu của UKRI – từ các tuyên bố truy cập dữ liệu (DAS) và thông tin bản quyền cho đến các mã định danh thường trực cho vô số đối tượng – MoreBrains chỉ tìm thấy hai trường siêu dữ liệu được cung cấp và mô tả rõ ràng với mức độ áp dụng rộng rãi. Trong đại đa số các trường hợp còn lại, các trường siêu dữ liệu một là có sẵn nhưng bị dùng sai cách, hai là hoàn toàn trống trơn và không hề có cơ chế nào để giám sát mức độ tuân thủ.
Trước thực trạng này, một chuỗi các buổi tham vấn cộng đồng đã được tổ chức. Diễn ra trong vài tháng cuối năm 2023, hoạt động này đã thu hút 145 đại diện đến từ hơn 40 tổ chức nghiên cứu trên toàn cầu, bao gồm các nhà xuất bản, đơn vị quản lý kho dữ liệu, nhà cung cấp hạ tầng/dịch vụ, v.v. Thông qua các buổi thảo luận bàn tròn, thảo luận nhóm và hội thảo, tổ chức MoreBrains đã mổ xẻ các thách thức, tìm kiếm giải pháp và xây dựng một lộ trình thực tế. Mục tiêu là giúp các tác giả nhận tài trợ của UKRI vừa đáp ứng được các tiêu chuẩn kỹ thuật, vừa có thể chứng minh việc tuân thủ một cách dễ dàng nhất.
Cụ thể hơn, họ đề xuất rằng:
- UKRI cần đi đầu làm gương bằng cách đăng ký Mã số Tài trợ (Grant IDs) cho các khoản tài trợ nghiên cứu của riêng mình
- Các bên liên quan nên hợp tác để thực hiện các chương trình tiếp cận và truyền thông có mục tiêu cụ thể
- Các nguồn tài nguyên kỹ thuật hiện có nên được sử dụng bởi các nhà xuất bản, các nhà cung cấp công nghệ xuất bản, và cộng đồng lưu trữ dữ liệu.
- Cần tiến hành nghiên cứu sâu hơn về những rào cản trong việc tuân thủ quy định mà cộng đồng xuất bản và lưu trữ dữ liệu đang phải đối mặt
- Cần phát triển các tiện ích mở rộng (plugins) dành cho các kho lưu trữ, chẳng hạn như để hỗ trợ việc tích hợp mã định danh thường trực
Hầu hết những quá trình này sẽ cần sự đóng góp từ nhiều nhóm bên liên quan khác nhau, trong đó UKRI phải đóng vai trò của mình, ví dụ như tạo những can thiệp trực tiếp, tổ chức và vận hành các buổi trao đổi, thực hiện các nghiên cứu bổ sung, và đưa ra đề xuất để cập nhật những tiêu chuẩn và dịch vụ toàn cầu. Những đề xuất này sẽ mất nhiều thời gian để áp dụng, và đa số sẽ cần ý kiến, đóng góp, và nỗ lực của cộng đồng, nhưng chúng tôi đã xác nhận được một vài thành công nhỏ. Ví dụ như, ma trận PID này (được phát triển như một phần công việc chúng tôi thực hiện cho Ủy ban Cố vấn Định danh Bền vững Canada) cung cấp một hệ thống tiêu chí đánh giá mã định danh bền vững có thể được áp dụng bởi các quốc gia khác. Tương tự, một dự án ngắn hạn để xác định những đặc tính của một kho lưu trữ dữ liệu phù hợp sẽ là một bước tiến nhanh chóng và hiệu quả, và có thể được sử dụng bởi nhiều bên liên quan.
Trong một buổi hội thảo trực tuyến vào tháng 9 về một bản báo cáo chúng tôi đã viết, các diễn giả Catriona McCallum (Wiley và OASPA), Melissa Harrison (Viện Tin sinh học Châu Âu), và Agustina Martinez-Garcia (Hội đồng Nghiên cứu và Lưu trữ Mở của Vương quốc Anh, hay được gọi là UKCORE) đã chia sẻ ý kiến của mình về những đề xuất này.
Bà Catriona bắt đầu bằng việc nhấn mạnh tầm quan trọng thiết yếu của tác động cộng đồng và việc chính sách của UKRI dựa vào từng cá nhân tham gia quá trình bàn luận nghiên cứu để tạo ra và chia sẻ siêu dữ liệu một cách nhất quán, đáng tin cậy, và được tiêu chuẩn hoá. Bà nhấn mạnh rằng không chỉ các nhà xuất bản và kho lưu trữ phải đóng vai trò của mình; các nhà tài trợ cũng có vị trí quan trọng cần thực hiện bằng cách thu thập siêu dữ liệu ngay từ lúc bắt đầu nghiên cứu. Và bà khen ngợi việc bản báo cáo tập trung vào cách tất cả các bên liên quan có thể hợp tác với nhau để đối mặt với những thách thức về siêu dữ liệu. Đồng thời, bà Catriona nhận thức rõ về việc các tổ chức nhỏ hơn và những tổ chức trong cộng đồng có nguồn lực hạn chế hơn sẽ khó khăn hơn để áp dụng những biện pháp thay đổi cần thiết. Cuối cùng, bà bày tỏ niềm hy vọng rằng UKRI sẽ dẫn đầu trong những nghiên cứu bổ sung cần thiết, cũng như thực hiện hai dự án tiếp theo được đề xuất về việc lựa chọn PID và các đặc điểm của một kho lưu trữ dữ liệu phù hợp.
Diễn giả Melissa tập trung vào một số khía cạnh cụ thể của bản báo cáo. Đầu tiên, bà nhấn mạnh tầm quan trọng của việc sử dụng PIDs thay vì sử dụng Mã định danh tài liệu số (DOIs), vì hầu hết các cơ sở dữ liệu trong lĩnh vực của bà đều sử dụng số hiệu truy cập thay vì DOI. Ví dụ, Cơ sở dữ liệu Nucleotide Châu Âu có hơn 3,8 tỷ số hiệu truy cập so với 164,24 triệu DOI đã đăng ký của Crossref (tại thời điểm đó). Vì vậy, mặc dù DOIs là giải pháp tốt nhất cho nhiều nhà xuất bản, nhưng, như bao điều khác, không có giải pháp nào phù hợp với tất cả. Tiếp đến, bà Melissa nêu lên vấn đề sử dụng giấy phép CC BY. Dù đã thừa nhận rằng việc tái sử dụng nghiên cứu có vô số vấn đề, nhưng bà nhấn mạnh rằng cơ sở hạ tầng mở và việc tái sử dụng nội dung mang lại lợi ích rõ ràng cho xã hội. Cuối cùng, bà Melissa nói về tầm quan trọng của các tiêu chuẩn trong việc đảm bảo một cách tiếp cận nhất quán toàn cầu. Bà tập trung cụ thể vào bộ thẻ đánh dấu dành cho bài báo tạp chí (Journal Article Tag Suite – JATS); các nhóm công tác tại đây, tập trung vào những yếu tố như DOI của các khoản tài trợ và chỉ số truy cập mở, giúp các nhà xuất bản gắn thẻ gắn thẻ ngữ nghĩa cho các ấn phẩm của mình theo cách thống nhất nhất có thể, từ đó một khối lượng nội dung lớn hơn có thể được tái sử dụng.
Bà Agustina phát biểu từ góc nhìn của UKCoRR, và bà chỉ ra rằng UKRI có thể dẫn đầu bằng một vài hoạt động liên quan trực tiếp đến quản lý kho lưu trữ dữ liệu. Tuy nhiên, giống như diễn giả Catriona, bà cũng lưu ý rằng nhiều tổ chức của họ đang phải đối mặt với tình hình tài chính eo hẹp, khiến cho việc thực hiện thêm công việc trở nên khó khăn. Bà Agustina nhấn mạnh tầm quan trọng của việc tiếp cận và giáo dục về PID và sự cần thiết của các hướng dẫn phù hợp về cách thức triển khai chúng, cũng như dự định tăng cường sự tham gia của lãnh đạo cấp cao tại các tổ chức nhằm nâng cao nhận thức về tầm quan trọng của việc đầu tư vào PID. Bà đề xuất rằng mở rộng thông điệp này để nhấn mạnh sự cần thiết của việc đầu tư vào cơ sở hạ tầng kho lưu trữ nói chung. Bà Agustina lưu ý rằng sự không đồng nhất trong các phương pháp tiếp cận tiêu chuẩn siêu dữ liệu và việc tạo siêu dữ liệu trong các kho lưu trữ nói chung đang đặt ra nhiều thách thức. Bà cảm thấy UKRI có thể giúp đỡ bằng cách đề xuất và chứng thực việc áp dụng một khung tiêu chuẩn cụ thể, cũng như hỗ trợ kho lưu trữ của các tổ chức trong quá trình triển khai những tiêu chuẩn này.
Tất cả các diễn giả – cũng như chính UKRI – đều khẳng định rằng giá trị của công việc này không chỉ giới hạn trong phạm vi UKRI và các nhà xuất bản hay kho lưu trữ đang công bố các kết quả nghiên cứu do UKRI tài trợ. Một hệ sinh thái thông tin hoàn thiện hơn cũng sẽ mang lại lợi ích cho hoạt động nghiên cứu nói chung, chẳng hạn như tăng cường tính minh bạch, nâng cao hiệu quả vận hành của các đơn vị xuất bản, và giảm gánh nặng hành chính cho các trường đại học. Quan trọng hơn, nhiều bài học rút ra từ quá trình phân tích chuyên sâu về những thách thức và cơ hội cải thiện liên quan đến việc triển khai kỹ thuật chính sách truy cập mở của UKRI cũng có thể được áp dụng cho các chính sách truy cập mở khác trên thế giới. Những bài học này sẽ góp phần mang lại lợi ích cho các nhà nghiên cứu và các tổ chức nghiên cứu ở khắp mọi nơi.
Dịch từ Scholarly Kitchen
